Goede gesprekken voeren; zo belangrijk én we zijn er vaak zo slecht in - 5 tips met Mireille Beumer

Wat gaat het toch vaak mis: samenwerken, vergaderen of het voeren van een goed gesprek. We doen het allemaal heel vaak en toch gaat het in de praktijk vaak niet goed. En soms zelfs echt mis. We vergaderen te lang en zonder duidelijk doel of structuur. We voeren gesprekken die alle kanten opgaan. We nemen geen of onduidelijke besluiten. Eigenlijk zijn wij mensen best wel slecht in deze dingen. Terwijl we er zo veel tijd aan besteden! We moeten er beter in worden.

Systeemtherapeut David Kantor deed hier onderzoek naar en analyseerde heel veel gesprekken en vergaderingen. Hij concludeerde dat gesprekken altijd een structuur hebben, die de deelnemers aan zo’n gesprek vaak niet zien. Deze structuur heeft hij de naam Structural Dynamics gegeven.

De basisgedachte van Structural Dynamics is dat gesprekken zijn opgebouwd uit bouwstenen, verdeeld in drie categorieën: rollen, talen en denkkaders.

Hier gaan we voor nu in op de eerste categorie: de rollen. Met een rol wordt gedrag bedoeld dat iemand laat zien. Je bent dus niet een rol, je voert een rol uit. David Kantor onderkent vier rollen:

Move (een actie of richting aangeven)
Ik heb een nieuw idee dat onze productiviteit kan verhogen, zullen we onze focus verleggen naar een ander gebied?  

Oppose (een tegenbeweging met de intentie om het gesprek beter te maken)
Ik ben niet overtuigd dat dit de beste aanpak is, hebben we alle risico’s overwogen? Dit lijkt in tegenspraak met eerdere afspraken, hoe past dit in ons plan?

Follow (steunen en verder vooruitbrengen)
Dit vind ik een briljant plan. Of: laat me onderzoeken of ik snap wat je zegt.

Reframe (herkaderen en een nieuw perspectief inbrengen)
Ben ik de enige die gefrustreerd raakt, wat mist hier in het gesprek? En ook: hebben we dit vanuit het perspectief van de klant bekeken?

Een gesprek is een optelsom van hoe deze rollen verschijnen en de manier waarop ze op elkaar voortborduren. Als deze vier rollen in evenwicht zijn en ze elkaar op een effectieve manier opvolgen, heb je een constructief gesprek. Dan vullen ze elkaar aan.

Hoe kun je deze rollen nu gebruiken om tot betere gesprekken te komen? |
We geven je hiervoor vijf tips:

1. Rouleer de rollen in meetings: laat deelnemers tijdens een meeting expres een andere rol aannemen en laat de rollen ook onderling rouleren.

2. Voer bewust met z’n allen de oppose rol uit. Doe met elkaar een constructieve conflictoefening met de intentie het voorliggende besluit of plan beter te maken.

3. Organiseer een reflectie sessie voor reframing. Ga met elkaar reframen en kijk op een andere manier (bijvoorbeeld vanuit proces- of klantperspectief) naar de voorliggende vraagstukken.

4. Maak voor jezelf als deelnemer de balans op: waar zit ik nu als deelnemer, welke rol vervul ik en welke rol heeft het gesprek nu nodig om tot een constructief resultaat te komen?

5. Organiseer een feedback ronde over de invulling van verschillende rollen: welke rol neemt iedereen in de vergadering het meeste aan? En ook: wat denkt iedereen dat hij/zij het meeste doet? Deze perspectieven kunnen nog wel eens verschillend zijn!

Dus: voer eens een goed gesprek over hoe je gesprekken voert. Deze rollen zijn er sowieso. Probeer er eens bewust gebruik van te maken, zodat vergaderingen niet meer zo doelloos en gesprekken niet meer zo oeverloos voelen.

Veel succes met praten!

LinkedIn van Mireille
Website van Mirelle
Volg deze training van Mireille die bij deze podcast hoort