Aangetoond de beste timemanagement techniek: verwelkom het timeboxen

Uit een grote studie van Harvard bleek dat het allerbeste idee om je timemanagement te verbeteren is: Time Boxen. In eerste instantie was ik sceptisch, maar na de positieve effecten zelf te hebben ervaren, ben ik helemaal om.

In dit blog neem ik je mee naar de drie elementen die timeboxen zo handig maken, maar ik begin met welke afschuwelijke menselijke gewoonte het tegen gaat.

De wet van Parkinson
Iedereen heeft deze malle wetmatigheid tussen de oren. Parkinsons Wet zegt dat als we veel tijd hebben om iets te doen, we de neiging hebben om die tijd te vullen, zelfs als het werk eigenlijk niet zoveel tijd kost.

Met andere woorden, als je meer tijd hebt om een taak te voltooien, zal de taak waarschijnlijk langer duren, zelfs als het eigenlijke werk niet daadwerkelijk zoveel tijd in beslag zou moeten nemen.

Deze observatie werd voor het eerst geformuleerd door de Britse historicus en auteur Cyril Northcote Parkinson in een artikel uit 1955, dat ging over bureaucratie en de inefficiëntie die daarmee gepaard gaat. Parkinson stelde dat bureaucratie de neiging heeft om zichzelf in stand te houden en uit te breiden, ongeacht de doelstellingen die eraan ten grondslag liggen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een mail moet sturen. Als je er de hele dag de tijd voor hebt, zul je waarschijnlijk geneigd zijn om langzaam te beginnen en er veel tijd aan te besteden. Maar als je slechts 10 minuten hebt, moet je snel en efficiënt werken om het op tijd af te krijgen. Dus, Parkinson's Law herinnert ons eraan dat het belangrijk is om onze tijd goed te beheren en efficiënt te werken, zelfs als we denken dat we veel tijd hebben.

De drie onderdelen
Timeboxing rust op drie fundamentele pijlers: brain dumping, prioriteiten stellen, en planning met behulp van een agenda. Elk speelt een cruciale rol om het volle potentieel van timeboxing te benutten.

1. Brain Dumping
De eerste stap is brain dumping, ofwel alles wat in je hoofd rondspookt op papier zetten. Of het nu een naderende project deadline is of een boodschappenlijstje, schrijf alles op. Afhankelijk van hoe druk je bent, kun je dit meerdere keren per dag of slechts een keer per week doen. Het doel is om je hoofd leeg te maken en een visueel overzicht van je verantwoordelijkheden te creëren.

2. Prioriteiten Stellen
Vervolgens komt het stellen van prioriteiten. Uit de lijst die je hebt gemaakt, selecteer je de belangrijkste taken voor de dag. Dit betekent niet dat je de taken opschrijft die je sowieso al gaat uitvoeren. Stel, je hebt beloofd om vandaag een email naar een klant te sturen, dan hoef je dit niet op je prioriteitenlijst te zetten, omdat het vanzelfsprekend is dat je dat gaat doen.

In plaats daarvan zou je prioriteitenlijst taken moeten bevatten die belangrijk, maar niet urgent zijn – taken die je misschien zou vergeten, maar die essentieel zijn voor je vooruitgang. Dit concept sluit aan bij de Coveys Matrix, waarbij taken worden gecategoriseerd op basis van urgentie en belang. Zo moedig je jezelf aan om je te focussen op taken die bijdragen aan je lange termijn doelen.

3. Planning met Behulp van een Agenda
Het laatste onderdeel is planning met behulp van een agenda. Hier plan je elke taak in je agenda. Dat betekent dat je per taak inschat hoeveel tijd het je kost… want als je dat niet doet, ben je de hele dag bezig met het vullen van je tijd…vergeet Parkinson’s Law niet! Check de aflevering hier. Hierdoor heb je een realistisch plan voor je dag of week en kun je visueel inschatten of je alles binnen de gestelde tijd kunt uitvoeren. Mocht je merken dat je te veel takenvoor één dag hebt, dan biedt het de flexibiliteit om sommige taken naar een andere dag te verschuiven. Of zelfs te onderhandelen met je leidinggevende welke taak wel even kan wachten.

Timeboxing is voor mij een echte gamechanger geweest en biedt een realistische en effectieve oplossing voor het eeuwen oude probleem van tijdbeheer. Of je nu een student, een professional, of iemand bent die zijn tijdmanagement wil verbeteren, ik raad je ten zeerste aan om timeboxing een kans te geven. Het heeft het potentieel om je leven net zo radicaal te veranderen als het mijne heeft gedaan. En voor alle L&D-ers: geef deze techniek mee aan je deelnemers en collega’s.

Jeanne

‍

Klik op de Timebox hieronder om te downloaden.