Tenders zonder frustratie: 5 manieren om creativiteit en waarde te combineren

Een paar maanden geleden vloog er een post van mij op LinkedIn over tenders. Kort gezegd: ik riep iedereen op om ‘nee’ te zeggen. Tenders zijn tijdrovend, frustrerend en – laten we eerlijk zijn – vaak een wassen neus. Het voelt alsof je een auto moet repareren zonder de motorkap open te mogen doen. Ik dacht: daar zijn we wel klaar mee, toch?

Niet iedereen was het daar mee eens. Saskia Hoogeveen, een ervaren L&D’er en HRD-professional, reageerde publiekelijk op mijn post. Ze hield me liefdevol, maar stevig een spiegel voor. "Je maakt het wel erg zwart-wit, Jeanne," schreef ze. "Soms kunnen we echt niet om tenders heen. En bovendien: wat moeten we dan? Alleen met die bureaus werken die wél willen meedoen? Ik verwacht creatieve oplossingen, geen klakkeloze afwijzingen!"

Touché. Saskia had een punt. We zaten in een publieke discussie en het voelde als een fittie. Maar ik ben de laatste die wegloopt van een goed gesprek. Dus wat deed ik? Ik nodigde Saskia uit voor onze podcast om dit eens goed uit te praten. Want ja, tenders zijn soms nodig. Maar hoe maken we ze werkbaar?

Saskia’s standpunt: Het kan niet altijd anders
Saskia kwam moedig de ring in en verdedigde haar standpunt. “Tenders zijn vaak verplicht,” zei ze. “Zeker bij grote organisaties en de overheid. Het is niet alsof we het voor de lol doen. Er zitten regels aan vast die zorgen voor eerlijke concurrentie en transparantie. En ja, soms brengen tenders ook voordelen. Je kunt nieuwe ideeën en frisse oplossingen binnenhalen die je anders niet had overwogen.”

Daar had ze een goed punt. Ik begreep dat het niet altijd een kwestie is van willen, maar van moeten. En eerlijk gezegd is het ook niet per se de tender zelf waar we tegenop zien, maar de manier waarop het vaak loopt. Hoe kunnen we dit proces verbeteren, zodat trainers niet alleen een prijs op papier zetten, maar ook écht waarde kunnen toevoegen?

Ik besloot niet alleen te schoppen tegen het systeem, maar met oplossingen te komen. Want als je niet mag kijken onder de motorkap, hoe zorg je dan toch voor een goed voorstel? Hieronder mijn vijf ideeën voor hoe het wel kan.

1. Prijscheck vóór creativiteit
We beginnen eenvoudig: eerst een prijscheck, dan de inhoud. Laat de eerste ronde puur om de prijs draaien. Hebben we het over een leiderschapstraject voor 1400 man? Vraag wat dat ongeveer kost per dag. Zit je prijs goed? Mooi, dan ga je door naar de volgende ronde. Hier komt de creativiteit pas écht om de hoek kijken. Maar je weet in ieder geval dat de basis goed is, zonder tijd te verspillen aan voorstellen die toch te duur blijken te zijn.

2. Co-creatiesessie – Echte vragen, echte antwoorden
Waarom niet een gezamenlijke sessie organiseren, waar de bureaus hun prangende vragen kunnen stellen? Op één dag geef je verschillende bureaus de kans om diep in de materie te duiken. Ze stellen de vragen die ze normaal pas na het winnen van de tender hadden kunnen stellen. Dit geeft ze de informatie die ze nodig hebben om een op maat gemaakt voorstel te doen. Win-win voor beide partijen: bureaus krijgen een beter beeld van de organisatie en de organisatie krijgt scherpere voorstellen.

3. Concurrentiegerichte dialoog – Samen bouwen
Een stap verder is de concurrentiegerichte dialoog. Hier werken alle deelnemende bureaus samen om een ideale opzet voor de training te ontwerpen. Stel je voor: je zet vier bureaus in een kamer en laat ze samen de perfecte training bedenken. Wat komt eruit? Een raamwerk waar iedereen zich in kan vinden. Daarna laat je ze individueel hun plan uitwerken en presenteren.

4. Een basisraamwerk – Laat de bureaus kiezen
Tenders hoeven niet altijd “alles-of-niets” te zijn. Wat als je een basisraamwerk opstelt met losse onderdelen waar bureaus op kunnen bieden? Bureau A is gespecialiseerd in leiderschap, terwijl bureau B het beste is in verandermanagement. Waarom zou je ze niet laten bieden op wat zij het beste kunnen? Uiteindelijk stel je zo een dream team van bureaus samen, elk met hun eigen expertise.

5. Pilotproject – Laat ze zichzelf bewijzen
Wil je écht zeker weten dat je het juiste bureau kiest? Laat ze een pilot draaien. Geef vier bureaus de kans om een proeftraining te geven en meet de resultaten. Wie presteert het beste? Wie haalt de hoogste scores bij de deelnemers? Diegene krijgt de uiteindelijke opdracht. Op deze manier zie je de bureaus in actie en kun je een onderbouwde keuze maken op basis van echte prestaties.

Saskia durfde het aan om de dialoog aan te gaan en ik ben blij dat ze het deed. Want tenders hoeven niet altijd ellendig te zijn. Ja, er zitten haken en ogen aan, maar als we de regels iets buigen, ontstaat er ruimte voor creativiteit, maatwerk en echte samenwerking. We hoeven niet meer aan de zijlijn te staan met verouderd materiaal. Als we het slim aanpakken, kunnen tenders ook een kans zijn om écht waarde te leveren.

Wat denk jij? Welke van deze vijf ideeën spreekt je het meeste aan?
Of zie jij nog andere mogelijkheden?
Laat het me weten, want samen kunnen we dit proces blijven verbeteren!

Jeanne

Connect met Saskia via LinkedIn‍

Lees hier het blog van Jeanne met de reacties op LinkedIn